Положення про забезпечення доступу до публічної інформації в Сумському апеляційному суді

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказом голови Сумського

апеляційного суду

№ 11-ОДГ від 28.12.2018

 ПОЛОЖЕННЯ

про забезпечення доступу до публічної інформації

в Сумському апеляційному суді

 
Розділ І. Загальні положення

1.1. Це положення визначає порядок доступу до публічної інформації, що знаходиться у володінні Сумського апеляційного суду (далі – суд).

1.2. Положення розроблено на виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» від 13.01.2011 № 2939-VI (далі – Закон).

1.3. Визначення понять:

1.3.1. Запит на інформацію – це прохання особи чи групи осіб в усній, письмовій чи іншій формі надати публічну інформацію, що знаходиться у володінні суду;

1.3.2. Публічна інформація – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі здійснення судом повноважень, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні суду;

1.3.3.Запитувачі інформації – фізичні, юридичні особи, крім суб’єктів владних повноважень, об’єднання громадян без статусу юридичної особи;

1.3.4.Звернення громадян – викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги.

1.4. Суд є суб’єктом відносин у сфері доступу до публічної інформації, а саме розпорядником інформації, який при вирішенні питань доступу до інформації керується Законом.

1.5. Особами відповідальними за надання відомостей за запитами на інформацію, є працівники апарату суду в межах своєї компетенції.

1.6. Самостійні структурні підрозділи апарату суду забезпечують виконання судом обов’язку із оприлюднення публічної інформації, одержаної чи створеної у межах їхньої компетенції, та взаємодіють із відповідальними особами з метою забезпечення виконання судом обов’язку із надання доступу до публічної інформації за відповідними напрямками.

 Розділ ІІ. Забезпечення доступу до публічної інформації про діяльність суду

2.1. Доступ до публічної інформації про діяльність суду забезпечується:

1) оприлюдненням публічної інформації в засобах масової інформації;

2) розміщенням публічної інформації на офіційному сайті суду;

3) розміщенням публічної інформації на стендах у приміщенні суду;

4) присутністю запитувачів інформації на відкритих судових засіданнях у суді;

5) наданням інформації за запитами на інформацію.

2.2. Інформація про діяльність суду може надаватися в усній формі та у вигляді документованої інформації, зокрема й у вигляді електронного документа.

Інформацією про діяльність суду є інформація про:

2.2.1.  Місцезнаходження, поштову адресу, номери засобів зв’язку, адресу офіційного веб-сайта та адресу електронної пошти для направлення електронних запитів на інформацію.

2.2.2. Прізвище, ім’я та по батькові, контактний номер телефону або іншого засобу зв’язку голови суду та його заступника, а також керівників структурних підрозділів, основні функції структурних підрозділів, крім випадків, коли ці відомості належать до інформації з обмеженим доступом.

2.2.3.Розклад роботи та графік прийому громадян.

2.2.4.Вакансії, порядок та умови проходження конкурсу на заміщення вакантних посад.

2.2.5.Перелік та умови надання послуг, форми і зразки документів, необхідних для надання послуг, правила їх оформлення.

2.2.6.Порядок складання, подання запиту на інформацію до суду.

2.2.7.Систему обліку, види інформації, якою володіє суд.

2.2.8.Банківські реквізити для сплати державного мита (судового збору).

2.3. Публічна інформація про діяльність суду надається у визначеній законодавством у сфері судоустрою, статусу суддів та здійснення судочинства формі.

У випадку, якщо форма надання публічної інформації законодавством не передбачена, вона надається у формі, визначеній у запиті на інформацію. У разі неможливості надання вказаної інформації у запитуваній формі інформація надається в тому вигляді, у якому вона зберігається у суді.

Публічна інформація надається в усній формі фізичним, юридичним особам, об’єднанням громадян під час особистого прийому або у телефонному режимі.

2.4. Доступ до публічної інформації про діяльність суду обмежується, якщо вказана інформація віднесена до інформації з обмеженим доступом.

Інформацією з обмеженим доступом у суді є:

2.4.1.Конфіденційна інформація – інформація, доступ до якої обмежено фізичною або юридичною особою, крім суб’єктів владних повноважень, та яка може поширюватися у визначеному ними порядку за їхнім бажанням відповідно до передбачених ними умов;

2.4.2.Таємна інформація – інформація, доступ до якої обмежується відповідно до частини другої статті 6 Закону, розголошення якої може завдати шкоди особі, суспільству і державі. Таємною визнається інформація, яка містить державну, професійну, банківську таємницю, таємницю слідства та іншу передбачену законом таємницю;

2.4.3.Службова інформація – інформація, що міститься в документах, яким присвоєно гриф «для службового користування» або інша інформація, віднесена, згідно із Законом, до службової інформації.

2.5. Не належить до публічної інформації:

2.5.1.Інформація, яка на день надходження запиту не відображена та не задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях і її відображення та документування не передбачено чинним законодавством.

2.5.2.Внутрішньо-організаційна інформація, зокрема внутрішньовідомча службова кореспонденція, доповідні та службові записки, рекомендації, проекти будь-яких документів тощо.

2.5.3.Інформація, яка міститься у матеріалах судових справ.

2.6. Керівники самостійних структурних підрозділів апарату суду у межах своєї компетенції є особами, відповідальними за підготовку відомостей за запитами на інформацію.

2.7. Надання публічної інформації про діяльність суду запитувачам інформації за запитом на надання інформації забезпечують працівники структурних підрозділів апарату суду за такими напрямами діяльності:

2.7.1. Щодо інформації довідкового характеру з КП «Д-3»– головний спеціаліст з інформаційних технологій суду.

2.7.2. Щодо інформації, яка міститься в документах, які зберігаються в архіві суду – завідувач архіву.

2.7.3. Про рух судових справ, день, час і місце їх розгляду, стан розгляду у відповідній судовій юрисдикції справ на поточну дату: в усній формі (за телефоном) – працівник відділу відповідної судової палати; у письмовій формі (за письмовими запитами) – начальник відділу відповідної судової палати  та провідний спеціаліст (по роботі зі зверненням громадян).

2.7.4.Про доходи суддів та державних службовців апарату суду і членів їх сімей, інші персональні дані та відомості з урахуванням вимог законодавства про захист персональних даних та про доступ до публічної інформації; про вакансії, порядок та умови проходження конкурсу на заміщення вакантних посад – провідний спеціаліст сектору служби управління персоналом суду.

2.7.5.Про фінансування за бюджетними програмами з деталізацією за кодами економічної класифікації видатків бюджету або класифікації кредитування бюджету; про виконання результативних показників, що характеризують виконання бюджетної програми – начальник відділу планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку та звітності.

2.7.6.Про статистичні дані щодо здійснення судочинства судом, відображені у звітах, матеріали аналізів та узагальнень судової практики суду – начальник відділу забезпечення діяльності судової палати з розгляду кримінальних справ (щодо кримінальних справ та справ про адміністративні правопорушення), та начальник відділу забезпечення діяльності судової палати з розгляду цивільних справ (щодо цивільних справ).

2.7.7.Про матеріально-технічне забезпечення суду, утримання, експлуатацію, ремонт, будівництво адміністративної будівлі, обслуговування території; господарське забезпечення заходів, які проводяться судом; створення працівникам безпечних умов праці, охорону праці та техніку безпеки, пожежну безпеку – начальник відділу матеріально-технічного та господарського забезпечення.

2.7.8.Про інформаційно-телекомунікаційні системи, бази даних суду – головний спеціаліст з інформаційних технологій суду.

2.7.9.Про доступ до судових засідань у суді – начальник відділу організації служби судових розпорядників суду.

2.7.10.Про прийом громадян у суді – провідний спеціаліст (по організації забезпечення роботи суду).

2.7.11.Про наповнення інформацією веб-сайту суду – головний спеціаліст із забезпечення зв'язків із засобами масової інформації.

Розділ III. Порядок доступу до інформації

3.1.Оприлюднення публічної інформації в засобах масової інформації забезпечується головним спеціалістом із забезпечення  зв'язків із засобами масової інформації відповідно до законів України «Про судоустрій і статус суддів», «Про порядок висвітлення діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування в Україні у засобах масової інформації», «Про доступ до публічної інформації», «Про інформацію», «Про друковані засоби масової інформації (пресу) в Україні», «Про телебачення і радіомовлення», «Про інформаційні агентства».

Порядок взаємодії суду з представниками засобів масової інформації визначено у додатку 1 до цього Положення.

3.2.Відповідно до Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ головний спеціаліст із забезпечення  зв'язків із засобами масової інформації забезпечує оприлюднення на веб-сайті суду інформації, підготовленої самостійними структурними підрозділами апарату суду з урахуванням вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації».

3.3.Розміщенню на офіційному веб-сайті суду, зокрема, підлягає:

3.3.1. інформація про діяльність суду:

3.3.1.1. місцезнаходження, поштова адреса, адреса електронної пошти для направлення електронних запитів на інформацію;

3.3.1.2.прізвище, ім’я та по батькові, службові номери засобів зв’язку, адреси електронної пошти голови суду, а також керівників структурних підрозділів, крім випадків, коли ці відомості належать до інформації з обмеженим доступом;

3.3.1.3.розклад роботи та графік прийому громадян;

3.3.1.4.вакансії, порядок та умови проходження конкурсу на заміщення вакантних посад;

3.3.1.5.порядок звернення до суду учасників судового процесу;

3.3.2.правила внутрішнього трудового та службового розпорядків суду;

3.3.3.інформація про нормативно-правові засади діяльності суду;

3.3.4.інформація, пов’язана з розглядом справ у суді;

3.3.5.аналізи судової практики і дані судової статистики;

3.3.6.банківські реквізити для сплати державного мита (судового збору);

3.3.7.інформація про порядок складання та подання запиту на інформацію;

3.3.8.звіти, в тому числі щодо результатів розгляду запитів на інформацію;

3.3.9.інші відомості про діяльність суду, які належать до публічної інформації.

3.4.Рішення суду розміщуються в Єдиному державному реєстрі судових рішень відповідно до Закону України «Про доступ до судових рішень».

3.5.У приміщенні суду на інформаційних стендах розміщується інформація:

3.5.1.про порядок роботи суду, включаючи порядок прийому громадян, з питань, пов’язаних з організацією діяльності суду;

3.5.2.відомості про дату, час, місце проведення судового засідання у справах, призначених до розгляду у суді;

3.5.3.банківські реквізити для сплати судового збору;

3.5.4.інші відомості, необхідні для оперативного інформування запитувачів інформації про діяльність суду.

3.6.Фізичні особи, представники юридичних осіб, об’єднань громадян без статусу юридичної особи мають право бути присутніми на відкритому судовому засіданні у суді, робити письмові записи, а також використовувати портативні аудіотехнічні пристрої відповідно до вимог та обмежень, які встановлюються процесуальним законодавством.

3.7.Порядок доступу осіб, вказаних у пункті 3.6, до приміщення суду і залів судових засідань регулюється Правилами пропуску осіб до приміщення Сумського апеляційного суду та транспортних засобів – на територію суду.

3.8.Запитувач має право звернутися до суду із запитом на інформацію, вимоги щодо оформлення якого визначені Законом.

З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа може подавати запит шляхом заповнення відповідних форм запитів на інформацію, які можна отримати в канцеляріях суду та на офіційному веб-сайті суду (додатки 2-5 до Положення).

У разі, якщо з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит, його має оформити працівник відділу відповідної судової палати, обов’язково зазначивши у запиті своє ім’я, контактний телефон та надати копію запиту особі, яка його подала.

Форма електронного запиту містить інструкцію щодо його заповнення (додаток 6 до Положення).

3.9.Провідний спеціаліст (по організації забезпечення роботи суду) зобов’язаний вести облік запитів на інформацію.

3.10.Провідний спеціаліст (по роботі зі зверненнями громадян) суду зобов’язаний:

3.10.1.у спеціально визначеному місці для роботи запитувачів з документами чи їхніми копіями забезпечувати можливість робити виписки з них, фотографувати, копіювати, сканувати їх, записувати на будь-які носії інформації;

3.10.2.надавати достовірну, точну та повну інформацію, а також, у разі потреби, перевіряти правильність та об’єктивність наданої інформації.

3.11. У випадку, якщо суд володіє інформацією про особу, відповідальний за надання інформації керівник структурного підрозділу зобов’язаний:

3.11.1. надавати таку інформацію безперешкодно і безкоштовно на вимогу осіб, яких вона стосується, крім випадків, передбачених Законом;

3.11.2. використовувати її лише з метою та у спосіб, визначений Законом;

3.11.3.вживати заходів щодо унеможливлення несанкціонованого доступу до неї інших осіб;

3.11.4.виправляти неточну та застарілу інформацію про особу самостійно або на вимогу осіб, яких вона стосується.

Відмова особі в доступі до інформації про неї, приховування, незаконне збирання, використання, зберігання чи поширення інформації можуть бути оскаржені.

Розділ IV.  Порядок реєстрації та опрацювання запитів на інформацію

4.1. Запити на інформацію, що надходять на адресу суду, приймаються, попередньо опрацьовуються і реєструються у загальній канцелярії суду відповідно до Інструкції з діловодства в апеляційному загальному суді з урахуванням вимог цього Положення.

4.2. Запити на інформацію реєструються у комп’ютерній програмі КП «Д-3»

4.3. Після отримання та реєстрації вхідної кореспонденції загальна канцелярія суду виокремлює запити на інформацію і невідкладно передає їх голові суду.

4.4. У випадках, коли запит містить прохання надати інформацію, яка стосується різних напрямів діяльності суду, відповідальними за надання відповідей на запит визначаються керівники усіх відповідних структурних підрозділів згідно з напрямами діяльності, визначеними пунктом 2.7 цього Положення.

За рішенням голови суду або його заступника, керівника апарату суду чи його заступника відповідальним за надання відповіді на такий запит може бути визначено одного із керівників відповідних структурних підрозділів. У такому випадку співвиконавці зобов’язані не пізніше чотирьох робочих днів з дня отримання судом запиту надати відповідальному виконавцю відповідні документи.

4.5 Запит на інформацію з відповідною резолюцією голови суду чи його заступника, керівника апарату суду чи його заступника опрацьовується провідним спеціалістом (по організації забезпечення роботи суду) відповідно до покладених на нього повноважень (взяття на контроль), після чого невідкладно передається виконавцям.

4.6. Реєстрація та опрацювання запитів на інформацію, які надійшли до суду у вигляді електронного документа, здійснюється в загальному порядку після їхнього роздрукування на паперовому носії.

4.7. Відповідь на електронний запит надається на адресу, вказану запитувачем інформації, та у запитуваній формі (листом чи у вигляді електронного документа).

Паперові копії листування за електронними запитами на інформацію повертаються до приймальні для зберігання згідно з номенклатурою справ суду.

4.8. Відповідь на запит на інформацію має надаватись не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту судом.

У разі, якщо запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше 48 годин з дня отримання запиту.

4.9. У разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, голова суду чи його заступник, керівник апарату чи його заступник може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів. Про продовження строку запитувач повідомляється в письмовій формі не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту.

4.10. У разі, якщо запит, поряд з проханням надати публічну інформацію, містить прохання надати також інформацію, що не відноситься до публічної, то відповідь на питання, які не відносяться до публічної інформації, може бути направлена заявнику окремо у терміни, передбачені чинним законодавством, про що запитувач повідомляється відповіддю на інформаційний запит.

 Розділ V. Порядок надання інформації про діяльність суду

5.1.Відповідь на запит надається відповідальною особою за підписом голови суду чи його заступника, керівника апарату чи його заступника.

Відповідь на запит, що містить прохання надати інформацію з різних напрямів діяльності суду, виконавцями якого визначено кілька осіб, а відповідальним за надання відповіді – одного з них, а також відповідь з відмовою в наданні інформації з підстав, передбачених пунктом 5.5.1. цього Положення, надається за підписом голови суду чи його заступника, керівника апарату суду чи його заступника.

5.2. Відповідь на запит повинна містити запитувану інформацію або мотивовану відмову у наданні такої інформації. У відповіді на запит вказуються найменування, поштова адреса суду, посада особи, яка надає відповідь, а також реєстраційний номер і дата відповіді на запит.

5.3. У випадку, якщо запитувана інформація про діяльність суду належить до інформації з обмеженим доступом, у відповіді на запит вказуються вид, найменування, номер і дата прийняття акта, відповідно до якого доступ до зазначеної інформації обмежений. У разі, якщо частина запитуваної інформації належить до інформації з обмеженим доступом, а інша частина є загальнодоступною, надається запитувана інформація, за винятком інформації з обмеженим доступом.

5.4. Відповіді на запит підлягають обов’язковій реєстрації у суді.

5.5. Суд має право відмовити у задоволенні запиту в таких випадках:

5.5.1. якщо він не володіє і не зобов’язаний відповідно до його компетенції, передбаченої законодавством, володіти інформацією, щодо якої зроблено запит;

5.5.2. інформація, що запитується, належить до категорії інформації з обмеженим доступом відповідно до частини другої статті 6 Закону України «Про доступ до публічної інформації»;

5.5.3. особа, яка подала запит на інформацію, не оплатила, передбачені статтею 21 Закону України «Про доступ до публічної інформації» фактичні витрати, пов’язані з копіюванням або друком;

5.5.4. не дотримано вимог до запиту на інформацію, передбачених частиною п’ятою статті 19 Закону України «Про доступ до публічної інформації», відповідно до якої запит на інформацію має містити:

5.5.4.1. ім’я (найменування) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є;

5.5.4.2. загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;

5.5.4.3. підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.

5.6. У відмові в задоволенні запиту на інформацію має бути зазначено:

1) прізвище, ім’я, по батькові та посаду особи, відповідальної за розгляд запиту розпорядником інформації;

2) дату відмови;

3) мотивовану підставу відмови;

4) порядок оскарження відмови;

5) підпис.

Відмова в задоволенні запиту на інформацію надається в письмовій формі.

Особі, яка не оплатила передбачені законодавством фактичні витрати, пов’язані з копіюванням або друком документів, запитувана інформація надається після сплати цих витрат.

5.7. Інформація на запит надається безкоштовно.

У разі, якщо задоволення запиту на інформацію передбачає виготовлення копій документів обсягом більше 10 сторінок, запитувач зобов’язаний відшкодувати фактичні витрати на їхнє копіювання та друк.

Розмір витрат на копіювання і друк копій документів та порядок відшкодування цих витрат визначається Інструкцією про порядок відшкодування фактичних витрат на копіювання та друк документів, які надаються запитувачам інформації, затвердженою головою суду.

Розділ VI.  Відповідальність за порушення законодавства про доступ до публічної інформації у суді

 6.1. Відповідальність за порушення доступу до публічної інформації визначається відповідно до чинного законодавства України.